Compliance – MEGFELELŐSÉGBIZTOSÍTÁS

Az EXIM  Etikai Kódexe

Az EXIM Etikai Kódexe a Társaság, valamint a Társasággal kapcsolatban állók számára rögzíti az EXIM által fontosnak tartott értékeket, alapelveket, a tisztességes és etikus magatartás irányába tett elkötelezettségeit, az elvárt üzletvitelben követendő magatartási szabályait, így erősítve a bankok iránti bizalmat, a bankrendszer tagjai és az ügyfeleink közötti együttműködést.

Az Etikai Kódex a Társaság értékrendjének alapját, a követendő általános alapelveket és a normák megsértése esetén irányadó útmutatást jeleníti meg. Társaságunk elkötelezett abban, hogy felelős irányítás mellett megőrizze a jó hírnevünk védelmét és a belénk vetett bizalmat. E tevékenysége körében betartja és betartatja az élet és testi épség, egészség védelmére, valamint a környezetvédelemre vonatkozó szabályokat, mindemellett biztonságos és egészséges környezetet biztosít munkavállalóink, üzleti partnereink és a velünk kapcsolatban állók részére.

Az Etikai Kódexben megfogalmazott alapelvek, elvárások és előírások mindannyiunk közös felelőssége, amelyek kötelezően betartandók minden, munkaviszonyban vagy munkavégzésben irányuló jogviszonyban álló személyre és a velünk kapcsolatban álló partnereink számára is.

Az Etikai Kódex iránymutatást ad, amely nem helyettesíti a jóhiszemű és jószándékú eljárást a Társaság integritását szem előtt tartva. Célja továbbá, hogy a fenntarthatósági elvek melletti elköteleződés jegyében világos és egyértelmű irányelveket és elvárásokat fogalmazzon meg az etikus üzleti működésről, a munkavállalói viselkedésről és magatartásról, valamint lehetővé tegye az etikai normák, a visszaélés-bejelentő rendszer megismerését és tudatosítását, azok betartását.

Az EXIM működésével kapcsolatban irányadó hatályos jogszabályok és belső szabályzatok előírásain túlmenően az Etikai Kódex összefoglalja és ismerteti a Társaság munkatársai számára az EXIM működésével kapcsolatban felmerülő lehetséges etikai és korrupciós kockázatokat, támogatást nyújt az etikai kockázatok felderítéséhez és megelőzéséhez, egyúttal etikai elvárásokat fogalmaz meg a munkatársak részére. Ez magában foglalja a pénzmosás és terrorizmusfinanszírozás, a csalás és korrupció elleni küzdelmet, ezek megakadályozását, a pénzügyi szankciók megsértése, valamint az összeférhetetlenséget jelentő helyzetek azonosítását, feltárását, megszüntetését. Az Etikai Kódex célja továbbá az emberi jogok tisztelete, a tisztességes bánásmód követelménye, megkülönböztetés tilalma elvei mentén a magatartási és viselkedési normák, valamint az ajándékozási politika szabályozása.

Az EXIM Etikai Kódexe teljes terjedelmében a jelen összefoglaló alatti hivatkozásban olvasható.

Kapcsolódó szabályzat és tájékoztató:

Link iconEtikai kódex
2024. 08. 09.
Link iconAdatkezelési tájékoztató
2022. 03. 22.

A Társaság (Eximbank Zrt. és MEHIB Zrt.) a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről, valamint a bejelentések szabályairól szóló 2023. évi XXV. törvény (Panasztv.) rendelkezéseiben foglaltaknak, valamint a hitelintézeti tevékenységre irányadó jogszabályokban meghatározottaknak megfelelve ösztönzi a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információ bejelentését. A Társaság által működtetett visszaélés-bejelentő rendszer célja, hogy a Társaság számára a jogszabályok, valamint a közérdeket és a Társaság érdekét sértő szabályok megsértésének bejelentésére lehetőséget adjon. A Társaság bátorítja az olyan visszaélések jóhiszemű bejelentését, amelyekről a bejelentő tudomást szerez, mindemellett ösztönzi az olyan helyzetek bejelentését is, amikor a bejelentőnek oka van azt feltételezni, hogy visszaélés fog történni.

A visszaélés-bejelentő rendszer célja továbbá, hogy biztosítsa a jelzett bejelentés méltányos kezelését és megfelelő kivizsgálását, azaz

  • növelje annak esélyét, hogy a vezetés időben értesüljön az egyébként rejtve maradó veszélyekről, visszaélésekről, és ezáltal megakadályozza az anyagi, reputációs, vagy bármilyen egyéb jellegű veszteségek bekövetkeztét;
  • olyan belső légkört teremtsen, amelyben a Munkatársak hangot adhatnak (akár névtelenül is)¬ aggodalmaiknak anélkül, hogy emiatt hátrányos megkülönböztetéstől kellene tartaniuk;
  • csökkentse a problémamegoldásra fordítandó időtartamot és a szükséges erőforrások mértékét;
  • visszatartsa a munkatársakat a nem etikus cselekedetektől.

Ki tehet bejelentést?

A panaszokról és a közérdekű bejelentésekről, valamint a bejelentések szabályairól szóló 2023. évi XXV. törvény rendelkezéseivel összhangban 2023. július 25-től bővül a lehetséges bejelentők köre. A visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet:

  • a munkatárs,
  • az a munkatárs, akinek a Társaságnál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, vagy az a munkatárs, akinek a Társaságnál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött,
  • az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a Társasággal szerződéses kapcsolatban áll vagy állt, vagy ha a Társasággal jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kíván, és esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött,
  • a Társasággal szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy állt partner illetve szállító, illetve ezek felügyelete és irányítása alatt álló személy,
  • a Társaságnál tevékenységet végző gyakornok, diák és önkéntes (akkor is, ha a jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a Társasággal megszűnt).

A Társaságnál működő visszaélés-bejelentési rendszerfolyamat lehetővé teszi a lehető legnagyobb titoktartási garanciával történő visszaélés-bejelentést. A bejelentések kivizsgálása a Compliance Igazgatóság hatáskörébe tartozik, amelynek során az Igazgatóság munkavállalói megkülönböztetés és részrehajlás nélkül járnak el, valamint a bejelentéssel kapcsolatos minden információt szigorúan bizalmasan kezelnek. A bejelentés megtételekor a bejelentőt megilleti a megfelelő védelem, amelynek során biztosítani kell a diszkréciót, valamint azt, hogy egyetlen bejelentőt sem érhet jogi vagy magatartásbeli, erkölcsi következmény, súlyosabb esetben akár zaklatás vagy bármilyen egyéb olyan retorzió vagy diszkrimináció, amely őt hátrányosan érintheti az általa tett bejelentése kapcsán.

Hogyan tehető bejelentés?

A bejelentések az alábbi kommunikációs csatornákon keresztül tehetők meg:

  • a Compliance Igazgatóság Eximbank Zrt.-s whistleblowing e-mail címére: whistleblowing@exim.hu, illetve a MEHIB Zrt.-s whistleblowing e-mail címére: whistleblowing@mehib.hu,
  • a Társaság belső intranet rendszerén elérhető visszaélés-bejelentő felületén anonim módon,
  • üzenetrögzítőn hagyott hangüzenet formájában a +36-1-374-9170-es telefonszámon (nonstop),
  • postai úton a 1065 Budapest, Nagymező utca 46-48. székhely címre, vagy a 1244 Budapest, Pf. 913. (Eximbank Zrt.), 1243 Budapest, Pf. 510. (MEHIB Zrt.) postafiók címre.

A postai úton történő bejelentést zárt borítékban szükséges megtenni a „Compliance Igazgatóság részére, saját kezű felbontásra” megjelölés megtétele mellett.

A bejelentés kivizsgálása

A bejelentés alapos kiértékeléséhez és teljes körű kivizsgálásához szükséges, hogy a bejelentő (amennyiben lehetséges) megadja az alábbi információkat:

  • a bejelentő vezeték- és keresztneve,
  • a bejelentő elérhetősége,
  • a bejelentésben érintett személy (ha ismert) beazonosításához alapvetően szükséges adatok,
  • a bejelentéssel érintett szervezeti egység/személy,
  • a visszaélést valószínűsítő tény(ek) leírása az összes ismert releváns információ megemlítésével (pl. hol, mikor, kivel, milyen módon, milyen célból, mi történt),
  • az eset bizonyítására alkalmas, a bejelentő rendelkezésére álló dokumentumok, információk, bizonyítási eszközök és/vagy azok fellelhetőségére vonatkozó adatok
  • megtörtént, folyamatban lévő, vagy várhatóan a jövőben megtörténő eseményről van-e szó,
  • a bejelentő miképpen szerzett tudomást az eseményről/helyzetről,
  • vannak-e más, a bejelentéssel kapcsolatban releváns információval, adattal rendelkező személyek;
  • tájékoztatott-e a bejelentő mást is az ügyről, ha igen, akkor mikor és kit,
  • az eseménnyel kapcsolatban esetlegesen felmerült (kár)összeg becsült mértéke,
  • a bejelentő nyilatkozata arra vonatkozóan, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi meg.

A névtelen bejelentés megtételét a Társaság biztosítja, azonban felhívja a bejelentőt arra, hogy ez megnehezíti a bejelentés érdemi kezelését, ugyanis a Bejelentővel való kapcsolattartás, esetleges információkérés jelentősen megnehezül, adott esetben ellehetetlenül. A bejelentés kivizsgálása során a szükséges mértékig a Compliance Igazgatóság kapcsolatot tart a bejelentővel, melynek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt. A bejelentésben foglaltakat a Compliance Igazgatóság a lehető legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül kivizsgálja. Ettől a határidőtől csak különösen indokolt esetben, a Compliance Igazgató engedélye mellett, a bejelentő tájékoztatásával egyidejűleg lehetséges eltérni, azonban a vizsgálat ideje a három hónapot nem haladhatja meg.

A bejelentő a bejelentésével, illetve az információ nyilvánosságra hozatalával összefüggésben védelemben részesül. A bejelentő személyazonosságát, a bejelentés adatait a vizsgálat valamennyi szakaszában szigorúan bizalmasan kezeljük, ezt az információt a bejelentést kivizsgálókon kívül más személy nem ismerheti meg. A személyes adatok vonatkozásában a személyes adatok bármely kezelése a Társaság belső szabályzatai és a mindenkor hatályos, vonatkozó jogszabályok (így különösen a GDPR) rendelkezéseinek megfelelően történik. Az adatkezelés részletes szabályai elérhetőek az alábbiakban.